Come archiviare posta automaticamente in Outlook

Grazie alla creazione di regole personalizzate abbiamo a disposizione un sistema facile e veloce per far sì che i messaggi di posta elettronica in arrivo vengano archiviati automaticamente all'interno di determinate cartelle. Quando impostiamo una regola, tuttavia, questa varrà soltanto per tutte le email che riceveremo d’ora in avanti. Se dobbiamo riorganizzare la posta ricevuta già archiviata, secondo criteri non più attuali, Outlook ci permette di utilizzare questo straordinario sistema anche per la riorganizzazione di messaggi già archiviati. In questo modo possiamo riorganizzare tutti i nostri archivi con pochi clic del mouse. Il funzionamento delle regole è simile sia che dobbiamo creare una regola per la nuova posta in entrata sia per quella già archiviata. In questa guida prendiamo in esame il secondo caso, pensando che molti utenti iniziano a utilizzare Outlook senza avere in mente la struttura corretta delle cartelle, quindi vi spiego in pochi passaggi come archiviare la posta automaticamente in Outlook.

Come archiviare posta automaticamente in Outlook

I passaggi per fare questa operazione sono 3:

1. creazione di una regola
2. aggiunta del termine di selezione
3. scelta destinazione, ossia cartella di archiviazione della posta

Se siete pronti, direi di iniziare subito col vedere come si può, in automatico, andare ad archiviare i messaggi di posta elettronica usando il gestore email Outlook di Microsoft.

1. Come creare una regola

Per creare una regola dobbiamo aprire Outlook e nella finestra della posta in entrata, o in una qualsiasi delle cartelle già create, selezioniamo un messaggio con un clic. Adesso, nella barra degli strumenti, clicchiamo su Regole – Crea regola. Nella nuova finestra lasciamo i campi in bianco e facciamo clic su Opzioni avanzate…, in basso a destra.

2. Come aggiungere il termine di selezione

Deselezioniamo il campo Inviato da… che Outlook aggiunge di default, e mettiamo invece un segno di spunta a un’altra regola, come per esempio con parole specifiche nel testo del messaggio. facciamo clic su Parole specifiche, in basso. Nel nostro caso abbiamo aggiunto ‘Windows 10’.

3. Come scegliere la nuova destinazione

Adesso facciamo clic su Avanti e mettiamo un segno di spunta alla voce sposta il messaggio nella cartella specificata, clicchiamo sulla parola specificata, che appare in basso. Nella nuova finestra che appare scorriamo la classica struttura ad albero di Windows e scegliamo la cartella in cui i messaggi che contengono il termine ‘Windows 10’ dovranno essere archiviati. Facciamo clic su OK.

4. Risultato immediato

Ora selezioniamo la cartella che contiene i messaggi da riorganizzare e archiviare in base al nuovo criterio. Nel menu principale di Outlook, in alto, facciamo clic su Cartella – Applica regole... Selezioniamo la regola appena creata e facciamo clic su Applica. Andiamo nella nuova cartella e vi troveremo tutti i messaggi che corrispondono al nuovo criterio individuato.

Lasciate la regola attiva per qualche giorno, magari una settimana, e vedete se funziona e quindi se Outlook archivia le email in automatico nella cartella che avete creato e selezionato.