Come usare Word: Funzioni base e Strumenti principali

Per iniziare a usare Word, il programma di video-scrittura compreso nel pacchetto Microsoft Office, è bene conoscere le principali funzioni. Formattare il testo, ad esempio, è un’operazione fondamentale perché consente di adeguarlo ai contenuti per forma, struttura e aspetto, Non c’è dubbio che anche dal punto di vista estetico la pagina di un libro di narrativa è molto diversa da quella di un invito a una festa o di una relazione tecnica. Di Word possiamo apprezzare la duttilità, e i comandi di formattazione testo ci permettono di gestire parole, paragrafi, titoli e quant'altro, esattamente come ci serve. Questo va a dimostrare quanto ciò sia importante, è sufficiente notare come questi comandi si trovino nella tabella Home, quella che visualizziamo quando apriamo un documento. Significa che i progettisti ne hanno dato un valore come scheda principale dell’intero programma. Carattere, dimensione, colore, grassetto, rientri, elenchi: sono molte le azioni che possiamo eseguire. Nelle prossime pagine analizziamo tutti gli aspetti riguardanti la formattazione del testo, a cominciare dalla modifica del carattere e delle sue dimensioni.

Vedremo tra le tante cose:

- come selezionare tutto il testo di un documento Word
- come aumentare dimensioni carattere in Word
- come cambiare font in Word
- come cercare e sostituire testi in Word

Come usare Word

Per sapere usare bene Word, dobbiamo quindi iniziare dal conoscere come formattare i testi, ciò significa quindi come scegliere il font dei testi, la dimensioni, come selezionare il testo e tutto cil che ha a che fare con l'aspetto dei caratteri.

Iniziamo quindi subito a vedere come usare Word partendo proprio dalle impostazioni di font e caratteri.

1. Selezionare il testo

Il carattere o font è l’elemento principale di un testo, è ciò che gli infonde forza e personalità e deve essere in linea con i contenuti e gli scopi del documento. Se il carattere del testo non ci soddisfa, possiamo modificarlo. Non è una legge assoluta, ma eleganza e buon gusto vogliono che l’intero documento sia redatto con lo stesso carattere. Selezioniamo un testo.

2. Visualizzare i caratteri

L’intero testo del documento Word può essere selezionato utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl+A, o eseguendo un triplo clic in qualsiasi parte di esso. Nella scheda Home, e all'interno del gruppo Carattere, clicchiamo sulla piccola freccia verso il basso che si trova accanto al nome del carattere in uso al momento: si apre una lunga finestra che mostra tutti i caratteri disponibili con un loro esempio grafico.

3. Scegliere il carattere

Possiamo scegliere il carattere nell'elenco scorrendolo con la rotella del mouse, o spostando il cursore che si trova sul lato destro di questa finestra. Possiamo anche digitare nella finestra di dialogo in alto il nome o le prime lettere del carattere che vogliamo cercare. Passando con il mouse sul nome del carattere, l’anteprima dinamica mostra l’effetto sul documento.

4. Ultimi caratteri usati

Per scegliere il carattere da applicare al testo, clicchiamolo. Una volta fatto, l’intero documento viene automaticamente rielaborato con il carattere da noi ritenuto adeguato. Da notare che ora quello selezionato appare nella finestra di scelta tra i primi e precisamente nell'area Ultimi tipi di caratteri usati che diventa, di fatto, la raccolta dei nostri font preferiti.

5. Come modificare le dimensioni

Non sempre un testo ha caratteri con le stesse dimensioni. Per esempio, il titolo principale è di solito più grande del testo, mentre il titolo di un paragrafo ha una dimensione media. Per scegliere la dimensione di un testo, dobbiamo come prima cosa selezionarlo. Quindi, nel gruppo Carattere, clicchiamo sulla piccola freccia verso il basso che si trova accanto al valore numerico.

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6. Scegliere la dimensione

Come per il menu del carattere, anche in questo caso abbiamo una finestra nella quale possiamo scegliere, cliccandola, la dimensione del testo che c’interessa. Possiamo sfruttare di nuovo le capacità dell’anteprima dinamica.

Da notare come i valori presenti in questa finestra facciano riferimento a dimensioni standard che si usano da tempo nel settore tipografico professionale.

I principali comandi di Word dei gruppi Carattere e Modifica

Carattere è la centrale operativa di Word. Da qui decidiamo la principale formattazione del testo e degli altri elementi presenti nel documento. I comandi presenti nel gruppo Modifica della scheda Home ci permettono invece di trovare rapidamente parole e parti di testo, di sostituirle e di selezionare testi con formattazioni simili.

1. Grassetto

Applica il grassetto al testo selezionato del documento. È la soluzione più immediata per dare evidenza a una parola.

2. Corsivo

Applica il corsivo, detto anche italico, al testo selezionato del documento. Viene usato soprattutto per le citazioni.

3. Sottolineato

Applica il sottolineato al testo selezionato del documento. Con un clic sulla freccia appaiono diversi stili.

4. Barrato

Applica il barrato al testo selezionato. È utile per fare correzioni delle quali vogliamo mantenere l’originale.

5. Pedice e Apice

Permette di scrivere un pedice X2 o un apice X2, per formule, rimandi per commenti a piè di pagina o per altre esigenze specifiche di tipo tecnico.

6. Maiuscole/minuscole

Apre un menu con diverse opzioni per modificare le maiuscole e le minuscole nel testo selezionato.

7. Effetti testo e tipografici

Permette di modificare il testo selezionato applicando diversi effetti visivi come ombreggiature e aloni.

8. Colore evidenziatore testo

Permette di evidenziare il testo selezionato con un colore di nostra scelta. Il risultato è simile a quello di un evidenziatore.

Altre funzioni fondamentali da conoscere per usare Word

Guardando in basso, vediamo poi altre funzioni utili di Word che bisogna conoscere per usare bene il programma. Abbiamo la funziona ricerca, per cercate testi nel documento, la funziona sostituisci e quella selezione.

Andiamo a vedere quindi come cercare testi in Word, come sostituire parole ed altre funzioni da conoscere.

1. Trova

Questo comando ci permette di trovare nel documento tutte le volte che ricorre una parola o una frase. Cliccando su Trova, Word apre, a sinistra del documento, la finestra Spostamento.

2. La finestra Spostamento

La finestra Spostamento si apre in diversi modi, anche cliccando sul comando Trova del gruppo Modifica. In alto è presente una linea di comando in cui possiamo inserire la parola o il testo da cercare. Nella parte sottostante sono elencati tutti i punti all'interno del documento nei quali c’è il termine da noi digitato. Facendo clic su una delle ricorrenze, il documento si posiziona in quel punto.

3. Sostituisci

Cliccando sul comando Sostituisci, possiamo identificare una parola o un testo, e sostituirlo con un’altra parola o testo da noi digitato. Può essere utile usarlo, per esempio, quando sappiamo di avere sbagliato la grafia di un nome di persona o di un luogo.

4. Trova e sostituisci

Questa finestra si apre cliccando sul comando Trova presente nel gruppo Modifica. Le due linee di comando consentono d’inserire l’elemento da cercare e quello con il quale sostituirlo. Con Sostituisci cambiamo solo la prima ricorrenza, mentre con Sostituisci tutto eseguiamo l’operazione sull'intero documento. Prima di usare quest’ultima funzione, dobbiamo essere sicuri di non modificare elementi del documento che non devono essere cambiati. Sono presenti anche opzioni per eseguire ricerche mirate.

5. Seleziona

Ci permette di selezionare testo o oggetti. Cliccandolo si apre un piccolo menu: con Seleziona tutto

selezioniamo l’intero documento, con Selezione oggetti identifichiamo solo determinati oggetti, e con Seleziona tutto il testo con formattazione simile andiamo a selezionare tutte le parti che hanno la stessa formattazione del testo da noi selezionato.