Come ripulire i messaggi di posta in Outlook

La posta elettronica ha cambiato il nostro modo di comunicare permettendoci di essere in contatto con chiunque, in qualsiasi posto del mondo e in tempo reale. Rispetto all'uso di programmi di messaggistica istantanea come Skype o WhatsApp, la posta elettronica offre molto di più per quanto riguarda la scrittura dei testi e la completezza delle informazioni che possiamo inviare, ma ci sono anche alcuni punti a sfavore. Stiamo parlando di quelle numerosissime conversazioni tra più persone in cui ci inseriamo cliccando, il tasto ‘Rispondi a tutti’. Questo fa sì che tutti i destinatari del primo messaggio siano sempre inseriti nella conversazione. Il risultato è quello di ritrovarci con la casella della posta in entrata intasata di messaggi che riportano frasi come ‘Ok, ciao’ o ‘Grazie’. Per fortuna Outlook dispone di uno strumento che ci permette con un solo clic di ripulire la nostra posta elettronica da tutti questi messaggi. In questa guida vi spiego come ripulire i messaggi di posta in Outlook passaggio dopo passaggio.

Come ripulire i messaggi di posta in Outlook

Ecco dunque i 4 passi da seguire per ripulire la posta elettronica di Outlook.

1. Cancellazione (semi) definitiva

Se dopo avere partecipato a una conversazione vogliamo uscirne definitivamente e non riceverne più tutti i messaggi, non dobbiamo fare altro che selezionarla con un clic del mouse, quindi fare clic su Ignora. Qualora in seguito volessimo ripristinarla, entriamo nella Posta eliminata, selezioniamola con un clic destro e facciamo ancora clic su Ignora.

2. Diverse opzioni

Se invece non vogliamo uscire definitivamente dalla conversazione, a cui siamo interessati, ma vogliamo soltanto fare un po’ di pulizia, eliminando tutti i messaggi che riportano lo stesso testo, Outlook ci mette a disposizione tre diverse opzioni nel menu a tendina Pulisci. Ognuna di esse offre una soluzione più o meno radicale in base al livello di pulizia da effettuare.

3. Come cancellare i doppioni

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Facendo clic su Rispondi a tutti, chi riceve il messaggio oltre alla nostra risposta riceve anche la copia integrale di tutti gli altri messaggi, con la conseguenza di avere mail contenenti ‘n’ versioni dello stesso testo. Selezioniamo la conversazione che vogliamo ‘ripulire’ dai testi superflui e facciamo clic sulla voce Pulisci conversazione, per cancellare le parti doppie lasciando solo l’ultima che comprende tutto.

4. Come effettuare pulizia generale

La stessa operazione di pulizia dei testi che non ci servono più possiamo effettuarla automaticamente su tutte le conversazioni presenti in una stessa cartella (Pulisci cartella) e addirittura in tutte le sue sottocartelle (Pulisci cartella e sottocartelle). In questo modo possiamo fare pulizia con pochi clic del mouse e senza fatica. Selezioniamo la cartella dall'elenco nella Posta in arrivo e scegliamo la voce appropriata.