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I vari programmi e app di messaggistica istantanea hanno rivoluzionato anche il nostro modo di comunicare. Basta un clic, o un tap con le dita, e il nostro pensiero raggiunge subito il destinatario. Nonostante ciò, la mail rimane il principale sistema di comunicazione del nostro tempo. Per molti anni Outlook, assieme alla sua versione gratuita Outlook Express poi trasformatasi nella app Posta, è stato il programma di riferimento. L’avvento dei servizi di webmail come Gmail ne hanno un po’ oscurato la diffusione, ma il client della suite Microsoft rimane una spanna su tutti per completezza e facilità d’uso. Essendo la mail un punto importante delle nostre comunicazioni, un buon software di questo tipo deve integrare anche gli strumenti per gestire al meglio tutte le attività collaterali, dalla rubrica al calendario, per arrivare fino alla gestione delle attività. Outlook, nel corso degli anni si è sviluppata molto e oggi possiamo affermare che è quasi perfetta. La gestione delle mail offre diversi tipi di vista che possiamo impostare secondo le nostre esigenze. Possiamo attivare la finestra di anteprima dei messaggi, all'interno della quale rispondere direttamente senza aprire il messaggio, possiamo scegliere come disporre le varie finestre sullo schermo e molto altro ancora.

Microsoft Outlook: come funziona

In questa guida su come funziona Microsoft Outlook, vedremo insieme i seguenti argomenti:
  1. Come scrivere messaggi senza errori
  2. Come aggiungere un tocco di creatività
  3. Come impostare una o più firme
  4. Come personalizzare più account
Microsoft Outlook: come funziona

Ma è nella creazione delle regole, che Outlook dimostra di essere un gradino sopra qualsiasi concorrente. La Rubrica è un altro punto di forza: permette di creare con facilità gruppi di utenti selezionati. In questo modo possiamo procedere con l’invio di mailing list direttamente dal programma senza dover fare affidamento su appositi servizi. Mancano però gli strumenti di reportistica tipici di quest’attività. Il Calendario è anch'esso integrato all'interno dell’interfaccia. Rubrica e Calendario hanno però lo stesso unico difetto: non sono in grado di sincronizzarsi con i rispettivi database provenienti da account esterni, come quelli di Gmail. Se abbiamo un telefono Lumia, e quindi dotato di account Microsoft, il problema è di poco conto, ma poiché la diffusione di questi dispositivi  sta gradualmente diminuendo, la maggior parte di noi usa dispositivi portatili Android o iOS, di conseguenza la rubrica del telefono è registrata sui rispettivi sistemi. Non a caso le app Rubrica e Calendario di Windows 10 sono in grado di importarli anche da questi account. Ad oggi Outlook non è ancora in grado di farlo ma speriamo che questa caratteristica venga aggiunta nei prossimi aggiornamenti. Last but not least, Outlook utilizza gli stessi strumenti di Word per scrivere i nostri messaggi, e questo significa che per formattare i nostri testi abbiamo a disposizione buona parte delle caratteristiche viste nelle pagine precedenti, comprese le funzioni di correzione dei testi. Se infatti dedichiamo sempre la massima attenzione alla stesura di un documento, non si può dire lo stesso per il messaggio che ne accompagna l’invio, con la conseguenza che una cattiva presentazione può compromettere tutto il nostro lavoro.

Come scrivere messaggi senza errori in outlook

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1. Come scrivere messaggi senza errori

Dal menu File facciamo clic su Opzioni e selezioniamo la voce Posta. Per prima cosa mettiamo un segno di spunta alla voce Controlla sempre l’ortografia prima dell’invio, quindi facciamo clic su Controllo ortografia e correzione automatica... Si apre una finestra in cui, aggiungendo o togliendo i relativi segni di spunta, possiamo impostare nei dettagli il tipo di correzione da effettuare.

Come aggiungere un tocco di creatività in outlook

2. Come aggiungere un tocco di creatività

Se vogliamo che il nostro messaggio si distingua da tutti gli altri, possiamo aggiungere un tema grafico. Facciamo clic su Elementi decorativi e caratteri… Qui possiamo cambiare il font utilizzandone uno più personale. Dal menu Tipo di carattere scegliamo Usa sempre i caratteri personali e nei campi sottostanti scegliamo il tipo di carattere e la dimensione.

Come aggiungere un tocco di creatività in outlook

3. Come impostare una o più firme

Ogni messaggio dovrebbe terminare con la nostra firma, che può essere solo il nostro nome per i messaggi personali o contenere alcune informazioni essenziali per quelli professionali. Aggiungiamo una firma facendo clic su Firme. Facciamo clic su Nuova e diamole un nome. Nel campo di modifica digitiamo la firma. Se inseriamo un indirizzo web, selezioniamolo e facciamo clic sull'icona link, a destra, per impostarlo.

Come impostare una o più firme in outlook

4. Come personalizzare più account

Outlook ci consente di gestire al suo interno diversi account, anche quelli di servizi come Gmail o Yahoo. Potremmo averne uno personale, uno aziendale e anche uno dell’associazione sportiva. Possiamo scegliere a quale di questi associare la firma creata selezionandolo dal menu a tendina Account di posta elettronica. Nei menu sottostanti scegliamo a quali tipi di messaggi associarla.
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