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Una buona gestione della casella della posta in entrata è indispensabile per organizzare al meglio la nostra attività. Inoltre, considerando che molti di noi hanno più di un account e che riceviamo numerosi e diversi tipi di messaggi ogni giorno, ecco che questo consiglio diventa un’assoluta necessità. Il primo passo da fare è quindi organizzare e suddividere la posta in cartelle, proprio come l’archivio dei file su disco fisso. Le regole di Outlook ci permetteranno di archiviare automaticamente i messaggi in queste cartelle. Il programma, però, ci mette a disposizione anche un comodo strumento per raggruppare, in modo facile e veloce, i messaggi di posta elettronica direttamente nella Posta in arrivo, prima ancora che questi vengano smistati nelle loro cartelle di destinazione finali. Si tratta delle categorie, un sistema di identificazione dei messaggi in base a un colore. Vediamo quindi come organizzare le email con Outlook, il programma di posta elettronica di Microsoft,

Come organizzare le email con Outlook

Dunque, cosa vi spiegherò in questa guida che riguarda l'organizzazione dei messaggi di posta elettronica in Outlook? Vedremo insieme prima di tutto come impostare la visualizzazione dei messaggi, quindi passeremo a vedere come impostare le categorie alle email in Outlook in modo da raggrupparle seguendo determinate regole. Infine, vedremo anche come si usano i promemoria per ricordarci di determinate email ricevute.

Come organizzare le email con Outlook

1. Il sistema di visualizzazione

Outlook ci permette di scegliere il modo in cui visualizzare la posta in entrata e quella in uscita. Apriamo la scheda Visualizza e facciamo clic sull'icona Riquadro di lettura per scegliere in quale punto della schermata vogliamo visualizzare l’anteprima dei messaggi. Facendo clic su Opzioni ci mette a disposizione ulteriori parametri relativi alla visualizzazione dell’anteprima del messaggio.

come impostare visualizzazione posta in outlook

2. Come creare l’elenco delle categorie

Torniamo alla scheda Home, selezioniamo il menu Categorizza e facciamo clic su Tutte le categorie. Possiamo dare un nome alle varie categorie identificate con diversi colori facendo clic su Rinomina. Oltre a quelle indicate di default da Outlook possiamo aggiungerne altre in base alle nostre esigenze, o comodità, come Amici e Lavoro.

come impostare categoria posta elettronica outlook

3. Come attribuire una categoria

Dopo che abbiamo organizzato il nostro elenco, non dobbiamo fare altro che fare un clic destro del mouse sul primo messaggio, quindi cliccare su Categorizza e scegliere quella appropriata: appare il colore relativo sulla destra del messaggio. Ora apriamo la scheda Visualizza e facciamo clic su Categorie per raggruppare i messaggi di conseguenza.


promemoria email outlook

4. Come gestire i promemoria

Outlook ci aiuta non solo a organizzare il nostro lavoro, ma anche a svolgerlo. Possiamo infatti impostare un promemoria per il completamento di una determinata email. Facciamo un clic destro su un messaggio e selezioniamo la voce Completa. Nel menu che appare, facciamo clic su Aggiungi promemoria e inseriamo la data e l’ora entro cui dovremo portare a termine l’operazione.
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Volete organizzare al meglio le vostre e-mail ricevute e/o inviate? Ecco come organizzare la posta elettronica con Outlook, il programma Microsoft

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