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I campi di applicazione del programma Excel sono veramente infiniti, come ad esempio è possibile gestire un archivio di libri o una libreria elettronica in un modo non banale, ma sfruttando appieno le funzioni più adeguate a questo compito del programma di Microsoft Office. Siete curiosi di scoprire quindi come funzionerebbe la gestione del vostro database di libri tramite un foglio elettronico? Bene, allora iniziamo subito senza perdere tempo.

Come gestire archivio libri con Excel

Ecco come ho organizzato questa guida di Excel:
1. Come creare la struttura
2. Come applicare i filtri per la ricerca
3. Come utilizzare i moduli
4. Come inserire i dati nel foglio di lavoro
5. Come ordinare o filtrare i dati
6. Visualizzazioni personalizzate
8. Una formula per ogni dato

Come gestire archivio libri con Excel

1. Come creare la struttura

La prima cosa da fare è creare la struttura del nostro foglio di Excel, in modo che possa ospitare i dati che ci occorrono per poterlo utilizzare per gestire un catalogo di libri. In questo esempio ci limiteremo a pochi campi, ovvero Codice, Autore e Titolo, oltre a un campo per inserire eventualmente il nome della persona che ha preso il libro. Naturalmente è sempre possibile aggiungere altri campi.

Come creare la struttura per gestire archivio libri in excel

2. Come applicare i filtri per la ricerca

Una volta inserito, nella prima riga, le etichette dei vari campi, selezioniamo la riga premendo a lato il numero corrispondente e quindi accediamo al menu Dati. Nella barra multifunzione di Excel premiamo poi il pulsante Filtro. Vedremo così comparire, alla destra di ogni cella con le etichette, una piccola freccia rivolta verso il basso, che utilizzeremo per ordinare e filtrare l’elenco dei nostri libri.

Come applicare i filtri per la ricerca in excel

3. Come utilizzare i moduli

Per inserire i dati potrebbe essere molto comodo utilizzare un modulo. Per visualizzare l’opzione Moduli in Excel dobbiamo fare clic destro in uno spazio della barra multifunzione e selezionare Personalizza barra multifunzione. Dalla nuova finestra selezioniamo, nella scheda Scegli i comandi da, la voce Tutti i comandi, quindi scegliamo la posizione in cui inserire il pulsante nella scheda a destra e premiamo Aggiungi.

Come utilizzare i moduli in excel per raccolta dati

4. Come inserire i dati nel foglio di lavoro

Per riempire il nostro catalogo di libri possiamo inserire i dati nelle celle normalmente oppure andare alla funzione modulo che abbiamo appena attivato. Selezioniamo una cella qualsiasi della tabella quindi premiamo il pulsante Modulo: apparirà una nuova piccola finestra in cui potremo visualizzare i dati o inserirne di nuovi. In questo caso dovremo premere il pulsante Nuovo e compilare i vari campi.

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Come inserire i dati nel foglio di lavoro excel

5. Come ordinare o filtrare i dati

Dopo aver inserito tutti i dati nel foglio Excel che contiene il nostro catalogo, potremmo decidere di ordinare l’elenco in base a diversi criteri. Per fare questo dobbiamo solo premere la freccina a lato delle celle con le etichette che abbiamo attivato in precedenza. Le opzioni permettono di scegliere come ordinare o filtrare i dati, per esempio per raggruppare le varie opere per autore, scegliendo la relativa colonna.

Come ordinare o filtrare i dati in excel

6. Visualizzazioni personalizzate

Per creare una visualizzazione con campi ridotti salviamo prima quella completa: da Visualizza clicchiamo su Visualizzazione personalizzata, su Aggiungi e assegniamole un nome. Nascondiamo le colonne che non servono con un clic destro sulla lettera che le identificano scegliendo Nascondi. Creiamo ora una nuova visualizzazione. Da Visualizzazione personalizzata potremo attivarle con un clic su Mostra.

Visualizzazioni personalizzate in excel gestione archivio libri

7. Come creare schede singole per i libri

Per visualizzare in un secondo foglio le schede dei singoli libri in base al loro codice, prima di tutto scegliamo una casella da usare per la ricerca, per esempio A1. Poi, nelle celle in cui vogliamo mostrare i dati, inseriamo la formula CERCA.VERT() che permette di ricercare all'interno di una tabella una stringa o un valore e di restituire il contenuto di una cella nella stessa riga del valore trovato.

uso formule per archivio libri in excel

8. Una formula per ogni dato

Gli argomenti della funzione CERCA.VERT() sono il testo da cercare, la matrice della tabella in cui cercare e il numero della colonna col valore da restituire. In questo caso, quindi: =CERCA. VERT(A1;Foglio1!A2:F9;2). L’ultimo argomento, quello della colonna col valore da restituire, varierà a seconda del dato che vogliamo pubblicare, nell'esempio 2 per il nome dell’autore e 3 per il titolo del libro.
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Volete gestire il vostro archivio di libri con Excel? Ecco come fare per organizzare il foglio elettronico con campi, filtri ricerca, ordinamento dati

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